外国人従業員が在留カードを紛失してしまった！紛失時の対処法や再交付手続きの方法を解説

在留カードを紛失してしまった外国人社員が抱える不安やリスクを軽減するために、企業の担当者がどのようにサポートできるかをご存知ですか？在留カードは常時携帯が義務付けられている重要な書類です。

そのため、万が一紛失した場合、短期間で適切な対応が求められます。本記事では、在留カード紛失時の再交付手続きについて詳しく解説し、企業の担当者が外国人社員をサポートするための具体的な方法を紹介します。

在留カードを紛失したら、14日以内に対応！

在留カードは、日本で中から長期間滞在する全ての外国人（16歳以下を除く）が持つ公式な身分証明書です。もし在留カードをなくしてしまった場合、「紛失を認識してから14日以内」に再発行の申請をすることが求められます。

14日以内に申請しなかった場合、最大で1年の懲役または20万円までの罰金が科せられる可能性があります。紛失そのものに罰則はありませんので、紛失に気づいたら、すぐに申請を進めましょう。

さらに、紛失した時や再発行申請中は、身分証明の代替としてパスポートを持ち歩くことをお勧めします。身分証明ができないと、問題が生じる可能性があります。

再交付手続きの手順

在留カード紛失による再交付手続きを行う際は、以下の手順で行いましょう。
・警察に届出を行う
・近くの入管に再交付申請

警察署・交番に届出をする

まず、在留カードを紛失した場合、すぐに警察に紛失届を出すことが重要です。在留カードは公式な身分証明書であり、銀行口座の開設やクレジットカードの契約など、不正利用のリスクがあるため、早急な対応が求められます。

さらに、入管で再発行の申請を行う際には、「遺失届出証明書」または「盗難届出証明書」など、紛失した事実を証明する書類が必要となります。紛失届を提出すると、警察から上記の証明書が発行されますので、必ず警察に届け出を行ってください。

また、災害により在留カードを紛失した場合は、「罹災証明書」の提出が必要です。火災の場合は消防署、自然災害の場合はご自身の住んでいる自治体に証明書の発行を申請してください。

近くの入管に再交付申請

次に、お住まいの地域を管轄する地方出入国在留管理官署（入管）で再発行申請を行います。申請に問題がなければ、原則即日で新しい在留カードを受け取ることができます。

地方出入国在留管理官署は、居住地が東京都の場合、東京出入国在留管理局が該当します。お近くの在留管理官署はこちらからご確認ください。

（参考）地方出入国在留管理官署‐出入国在留管理庁

申請時に必要な書類

再交付の申請を行う際には、以下の必要書類を準備しましょう。
・在留カード再交付申請書
・写真1葉（縦4cm、横3cm）※提出写真の規格については、こちらを参照してください。
・紛失したことを証明する資料（遺失届出証明書、盗難届出証明書、罹災証明書等）
・パスポート（ない場合は、その理由を記載した理由書）
その他、「資格外活動許可書」や「在留カード漢字氏名表記申出書」など、一部の人に該当する必要書類があるため、詳しくは出入国在留管理庁のホームページをご参照ください。
（参考）紛失等による在留カードの再交付申請‐出入国在留管理庁

さらに、遺失届出証明書などの重要な証明書を紛失した場合、その理由を説明する書類の提出が必要となります。理由書を提出しないと、紛失した際の警察への届け出がなかったとみなされ、再発行が許可されない事例があります。そのため、必ずこの手続きを行いましょう。

誰が再交付の手続きをできる？

再交付の申請は、以下に該当する人などが実施可能です。
・本人（16歳以上）
・本人と同居する親族
・本人の法定代理人
・申請取次の承認を受けている弁護士、行政書士
・申請取次の承認を受けている雇用先の担当者

同居する親族や法定代理人に申請を依頼する場合は、住民票などの本人と申請者の関係性を証明する資料が必要になります。また、申請だけでなく、再発行された在留カードの受取も本人以外が行えます。

そのため、平日の日中に休むことが難しい方や手続きに不慣れな方は、行政書士や弁護士などに在留カードの申請から受領までを依頼することをおすすめします。

再交付にかかる費用

紛失や盗難に伴う在留カードの再交付には手数料はかかりません。

さらに、紛失以外にも汚損による再交付の場合でも、手数料はかかりません。ただ、上記以外の写真の変更といった理由で在留カードを交換する場合は、1600円の手数料がかかります。

紛失した在留カードが見つかった場合

新しい在留カードの交付を受けた後に、紛失した在留カードを見つけた場合は、発見日から14日以内に古い在留カードを返納する必要があります。返納は郵送で行うことも可能です。

海外で在留カードをなくした場合

次に、海外で一時帰国中や旅行中に在留カードを紛失した場合の対応について説明します。

海外で在留カードをなくした場合、最初に行うべきことは、現地の警察署で紛失・盗難届を出すことです。これは、再発行の申請を行う際に必要となる証明書です。海外では在留カードの再発行申請はできないため、日本に帰国した後、14日以内に再発行の手続きを行い、新しい在留カードを取得しましょう。

しかし、海外で在留カードを紛失した場合には、特に注意が必要な点が一つあります。それは、在留カードがないと、帰国時に航空会社から搭乗を拒否される可能性があるということです。

再入国許可を持っている方は、基本的には在留カードがなくても日本への入国は可能です。しかし、ビザ免除国以外の国籍を持つ方の場合、再入国許可の有効期限内であることを証明する必要があります。その際、在留カードがないと証明ができず、搭乗を拒否されるリスクがあります。

このリスクを回避するためには、「再入国許可期限証明書」を準備することが必要です。

再入国許可期限証明書の取得方法は、まず日本に住んでいる家族や会社の担当者、友人などに依頼し、管轄の入管で証明書を発行してもらいます。次に、その証明書を国際郵便で滞在先の国に送ってもらい、「再入国許可期限証明書」と「紛失・盗難の証明書」を持って、帰国便の搭乗手続きを行ってください。

特別永住者証明書を失くした場合

在留外国人のなかでも「特別永住者」の在留資格を持つ方は、在留カードがなく、代わりに「特別永住者証明書」を所持しています。特別永住者証明書は在留カードとは違い、携帯義務はありません。

しかし、警察や入管などから提示を求められた際には、提示義務があるため、保管場所まで同行して提示する必要があります。そのため、特別永住者証明書を紛失した場合も、同様に14日以内に再交付申請を行わなければなりません。

再交付申請の手順は在留カードと同じですが、申請先は入管ではなく、居住地の自治体の担当窓口になります。

まとめ

在留カードは、在留している外国人にとって、極めて重要な身分証明書となります。もし、紛失した場合は、慌てず、冷静に14日以内に再発行の手続きを進めましょう。また、在留カードの紛失は、外国人だけでなく、雇用主にも影響を及ぼします。そのため、個人だけに任せるのではなく、適切な対応ができるように、サポート体制を整備することが大切です。