外国人従業員が退職した際の外国人本人の手続きや必要書類についてわかりやすく簡単に解説

外国人従業員が退職する際、手続きや必要書類は日本の法律や企業の規定に基づいて行われます。本記事では、外国人本人が行う手続きや注意すべきポイントに焦点を当て、わかりやすく解説します。さらに、会社側が行う手続きや、退職後に母国に帰国する際に外国人本人が行うべき事項についても紹介します。

外国人従業員が退職する際に本人が行う手続き・必要書類

外国人従業員が退職する際には、日本人の退職手続きに加えて特有の手続きが必要です。その違いと具体的な手続きを解説します。

在留資格の報告義務

在留資格の変更または更新
外国人従業員が就労ビザで日本に滞在している場合、退職するとビザの条件が変更されます。次の就職先が見つからない場合、在留資格を変更または更新する必要があります。例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で働いていた場合、新しい就職先が同じ在留資格に対応しているか確認し、必要に応じて在留資格の変更手続きを出入国在留管理庁で行います。新しい雇用先が見つかるまでの間、短期滞在ビザへの変更や、他の在留資格への変更も考慮する必要があります。

出入国在留管理庁への報告
退職後14日以内に、出入国在留管理庁に「契約機関に関する届出」を行います。これはオンラインでも行うことができます。この報告を怠ると、在留資格の取り消しや再入国の際のトラブルの原因となる可能性があります。具体的には、「契約機関に関する届出」フォームを記入し、退職の事実を届け出ます。

健康保険資格喪失手続き

退職すると、会社が提供している健康保険の資格を失います。新しい就職先がすぐに見つからない場合、国民健康保険に加入する必要があります。この手続きは市区町村役場で行います。具体的には、健康保険資格喪失証明書を持参し、市区町村役場の国民健康保険担当窓口で手続きを行います。国民健康保険に加入することで、退職後も引き続き医療サービスを受けることができます。

これらの手続きをしっかり行うことで、退職後のトラブルを避け、スムーズに新しい生活を始めることができます。日本人の場合、在留資格や出入国管理に関する手続きが不要なため、これらの手続きは外国人特有のものとなります。

外国人従業員が退職する際が会社側が行う手続き・必要書類

外国人雇用状況の届出（出入国在留管理庁への届出）
会社は外国人労働者の退職時に雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出し、出入国在留管理庁への届出を免除できます。届出の際、備考欄に外国人の国籍や在留資格を正確に記入する必要があります。

退職証明書の交付
労働基準法に基づき、使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職理由を記載した退職証明書を作成し、退職者に交付します。これは、次の職場での就労や在留資格手続きに必要な書類です。

会社都合での解雇や退職の場合
会社都合で解雇された場合、生計を立てるために資格外活動が認められることがあります。また、転職活動を希望する場合、「特定活動」ビザへの変更で在留が認められる場合があります。在留資格の変更や活動範囲外の行動は、入管法の規定に従って慎重に行う必要があります。

外国人従業員が退職後に母国に帰国する場合

ここでは、外国人従業員が退職後に母国に帰国する場合に外国人本人が行わなければいけないことをいくつかまとめて紹介します。

住民税の支払い

帰国前に住民税の残額を一括で給与や退職金から徴収してもらうことができます。納税が困難な場合は、納税管理人を選任し、残りの住民税を代理で支払ってもらいます。

住民票の転出届

帰国前に居住地の市・区役所で転出届を提出します。手続きには、帰国日を証明する航空券、在留カード、パスポートなどの身分証明書が必要です。提出は帰国予定の約2週間前から可能です。

マイナンバーカードの返却

マイナンバーカードやマイナンバー通知カードを市・区役所に返却します。これにより、日本国内での居住や労働が正式に終了したことを通知できます。

脱退一時金の手続き

帰国前に国民年金や厚生年金の脱退一時金を請求できます。これは日本での勤務期間に応じて支払われる退職金の一種で、勤務期間が10年未満の場合に適用されます。請求には、年金手帳や在留カード、パスポートなどの必要書類を準備します。

その他の手続き

賃貸契約の解約、公共料金の停止、携帯電話やインターネットの解約など、生活に関する全般の手続きも行います。これらを適切に行うことで、帰国後のトラブルを避けることができます。

外国人従業員が退職する際の注意点

外国人従業員が退職する際に外国人本人が注意すべき点をいくつか紹介していきます。

退職の意向を早めに伝える

日本では退職の意思をできるだけ早く、理想的には退職の1〜2ヶ月前に伝えることが望まれます。これは会社が後任者の採用や業務の引き継ぎを計画するために重要です。伝え方としては、退職の意思は直接上司に対面で伝えることが一般的です。この際、感謝の意をしっかりと伝えることが大切です。「お世話になりました」や「ありがとうございました」といった言葉を用いると良いでしょう。

引継ぎ業務の徹底

自分が担当していた業務の手順や注意点、関係者の連絡先などを詳細に文書化します。日本では業務の細かい部分まで文書化することが重視され、これが後任者のスムーズな業務引継ぎを助けます。引継ぎ資料には、日常業務の手順、重要な案件の進捗状況、顧客や取引先の情報、使用しているツールやシステムの操作方法なども含めます。可能であれば、退職までの期間中に後任者と一緒に業務を行い、実際に手順を見せながら引き継ぎます。これにより、後任者が業務を円滑に開始できるようになります。

感謝の意を示す

退職時には同僚や上司に対して感謝の言葉を伝えることが重要です。例えば、「お世話になりました」、「皆さんのおかげで充実した時間を過ごせました」などです。退職前には各部署や関係者に挨拶回りを行うことが一般的です。同僚が送別会を企画してくれる場合、可能な限り参加するようにしましょう。送別会は感謝の意を示し、最後に親交を深める良い機会です。

手土産の用意

退職時には感謝の気持ちを示すために、小さな手土産（お菓子や地域の特産品など）を用意することがあります。手土産は、個別に渡す場合もあれば、休憩室などに置いて全員に取ってもらうこともあります。

制服や備品の返却

会社から支給された制服や名札、会社の備品などは、きれいにして返却します。返却する際には、忘れ物がないようにリストを確認します。

最後まで誠実に業務を行う

退職が決まっても、最後の日まで誠実に業務を遂行します。これにより、同僚や上司に良い印象を残すことができます。引継ぎ期間中は後任者に積極的にサポートし、質問には丁寧に答えるよう心がけます。

これらの注意点を守ることで、日本の文化に沿った円滑な退職手続きを行い、良好な関係を維持することができます。